A entrega de documentos tornou-se um recurso habitual e muito utilizado por empresas e comércios

Esse serviço é comumente utilizado por clínicas, laboratórios e indústrias, e se você já utilizou dos mesmos, é muito provável que tenha tido contato com esse tipo de recebimento.

A entrega de documentos tornou-se um recurso habitual e muito utilizado por empresas e comércios. Esse serviço é comumente utilizado por clínicas, laboratórios e indústrias, e se você já utilizou dos mesmos, é muito provável que tenha tido contato com esse tipo de recebimento.

O serviço de entrega é extremamente cômodo e facilita muito a vida tanto de quem envia quanto de quem recebe, podendo ficar a cargo da empresa contratada, ou de uma empresa que terceiriza tal serviço.
Mas será que um serviço aparentemente simples pode causar problemas? Sim, e aqui pontuamos algumas dicas para evitá-los e deixar sua entrega de documentos ainda mais tranquila.

Pra começar, é fundamental que a empresa contratante tenha total controle sobre o sigilo do documento. É comum que o envio de documentos contendo informações importantes sobre estratégias empresariais aconteça, por exemplo. Sendo assim, fica a cargo de quem faz o transporte dos mesmos utilizar de todos os recursos necessários para que a encomenda não seja violada.

Faz parte da credibilidade da empresa atentar-se a esse detalhe, que por incrível que pareça é comum no meio. O sigilo absoluto dos documentos é o ponto chave de partida para um serviço eficiente e sem dor de cabeça.

Com a confidencialidade do documento garantida, partimos para o controle de entrega, que se bem feito, é um grande passo para o conforto da empresa. Para que isso ocorra é necessário que a empresa preencha corretamente uma espécie de protocolo, que vai funcionar como um registro para a conclusão da transferência.

Esse protocolo engloba o preenchimento das seguintes informações: logo da empresa, endereço da entrega, nome do destinatário, data e hora da entrega e assinatura de quem recebeu.
O não preenchimento adequado desses dados, certamente compromete o resultado final do trabalho de entrega, pois influencia também no estoque de registros, levando à desorganização do controle da empresa.

Outro cuidado a ser tomado também é com a perda ou extravio do documento, e isso pode ocorrer tanto no processo de entrega quanto na própria empresa. A melhor forma de lidar com essa situação é a empresa ter cópias digitalizadas dos documentos, para poder ter um backup caso venha a acontecer.

Uma dica quanto a isso, é manter os arquivos digitalizados sempre em PDF compactado, pois ocupam menos espaço de armazenamento e são mais seguros.

Retomando um ponto importante do protocolo de controle de entrega, é muito comum que haja um desencontro de informações durante os contatos tanto de remetente quanto de destinatário.
Para que esse desencontro de informações não ocorra, é necessária a conferência e confirmação de dados com o cliente. Quando o contato é feito por telefone, esse tipo de

confirmação chega a ser até mais intuitivo, pois é até habitual repetirmos as informações, mas nem por isso esse procedimento deve ser esquecido.
Quando feito por internet, durante o contato pode-se enviar uma mensagem de confirmação dos dados do cliente, ou uma nova aba para reenvio de informações.

Pode-se também haver a disponibilização dos dados do próprio remetente junto ao cliente, para comunicação rápida e eficiente.

Quanto aos backups realizados antes do envio físico, é necessário atentar-se também para o controle de acesso dos mesmos. De nada adianta fazê-los, se não houver seu uso por parte de quem for extremamente qualificado para a tarefa, pois qualquer manuseio indevido, pode comprometer cópias digitais.

Além do manuseio indevido, um problema recorrente é o local onde os mesmos são armazenados. A procura de um serviço de software profissional é mais do que recomendada, e hoje esse é o melhor meio de evitar quaisquer transtornos.

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